‘Het is heel belangrijk om alle onderdelen van de gemeente Den Haag op individuele basis te informeren. Een product om persoonlijke attenderingen te kunnen versturen, is dan noodzakelijk. Met mPublisher kan dit.'

David de Haan, hoofd Dienstenbibliotheek Gemeente Den Haag

De Dienstenbibliotheek gemeente Den Haag is verantwoordelijk voor de informatievoorziening van de gehele gemeentelijke organisatie. Het doel is om burgemeester, wethouders, raadsfracties en ambtenaren tijdig te voorzien van actuele en volledige informatie, ten gunste van het beslissingsproces.

De Dienstenbibliotheek bediende zich hiervoor vanaf 2000 van een knipselkrant en een pdf-nieuwsbrief op persoonlijke basis. Beide uitgaven werden tweemaal per dag samengesteld en verspreid. Dat gebeurde door artikelen uit landelijke en regionale media handmatig te scannen en te publiceren op intranet en als e-mail.

Aanleiding
De onderliggende techniek was voor de Dienstenbibliotheek reden om in 2007 op zoek te gaan naar een volwaardig alternatief. Zo nam het verzendproces van de attenderingen veel tijd in beslag en was de limiet voor abonnee-aantallen bereikt. Daarnaast vormde jurisprudentie omtrent auteursrechten van digitale bronnen aanleiding voor heroriëntatie.

Een belangrijke voorwaarde voor de nieuwe oplossing was een scheiding tussen techniek en inhoud. Dat wil zeggen: de applicatie mocht niet geleverd worden door een uitgever of contentleverancier om volledige afhankelijkheid te voorkomen. Daarnaast moest het om een bewezen oplossing gaan.

Referentiebezoek
Na een referentiebezoek aan Havenbedrijf Rotterdam, dat de mPublisher inzet voor in- en externe communicatie, ontstond het vertrouwen dat de applicatie van Infolook zou voldoen aan de eisen van Dienstenbibliotheek.  

Omdat het informatieproces van cruciaal belang is voor gemeente Den Haag, is kort na de introductie van een schaduw-versie besloten om de interne nieuwsvoorziening van de organisatie definitief met mPublisher te verzorgen. ‘Dit is goed verlopen, er is geen moment geweest waarop we terug zouden willen', zegt David de Haan, hoofd Dienstenbibliotheek gemeente Den Haag.

Juiste mix
Met mPublisher verstuurt de Dienstenbibliotheek nu twee maal per dag een persoonlijke attendering en wordt het laatste relevante nieuws voortdurend op een intranetomgeving van de gemeente gepubliceerd. Daarnaast worden de attenderingen dagelijks in printversie aan leden van het college van B&W en fracties van de gemeenteraad van Den Haag verstrekt.

De inhoud van de nieuwsdiensten is afkomstig van contentleveranciers en eigen nieuwsgaring, die met mPublisher handmatig aan publicaties kan worden toegevoegd. De Haan: ‘Heel belangrijk is een juiste mix tussen automatisering en handmatige controle. mPublisher stelt ons in staat om een goed product te leveren.'

Persoonlijke informatie
De oplossing is bijzonder geschikt voor de gemeente, of iedere andere kennisorganisatie die waarde hecht aan het tijdig informeren van haar medewerkers, vindt De Haan. ‘Dan heb je een dergelijk product wel nodig. Wij als gemeente zijn niet op een enkel onderwerp gericht. Het is heel belangrijk om alle onderdelen van de organisatie op persoonlijke basis te informeren. Een product om persoonlijke attenderingen te kunnen versturen is dan noodzakelijk.'