Archiefdiensten van overheden zijn onvoldoende bezig met digitalisering, waardoor onnodig gaten ontstaan in de informatiehuishouding. Dat schrijven de de archiefinspecties van de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland in het ‘Verslag van de Randstedelijke provinciale archiefinspecties 2009-2010'.

De archiefinspectie ziet bij de Rijksoverheid overal hetzelfde beeld, zowel bij gemeenten als bij waterschappen en de provincie zelf. ‘We maken ons vooral zorgen over de huidige archivering van overheden op de administratie. Ze zitten midden in de overgang van papieren naar digitale archivering. Er wordt weinig nagedacht over de wijze van beheer van de huidige informatiebestanden en of die over tien jaar nog wel te raadplegen zijn.'

Voor volgend jaar het interbestuurlijk toezicht in werking treedt, is het benoemen van een gemeentearchivaris en het instellen van gemeentelijk archieftoezicht essentieel, aldus archiefinspecteur Irmgard Broos van de provinciale archiefinspectie Utrecht. Broos merkt bij inspecties dat de archivering onvoldoende is toegerust. ‘Archieven zijn nu deels in papier en deels digitaal. Digitale documenten zijn vluchtig. Het is ander beheer dan papier. Overheden laten veel liggen, waardoor gaten vallen in de informatie. Dat baart ons zorgen.'

Het valt Broos op dat ambtenaren een heel groot deel van de digitale informatie hebben opgeslagen op hun eigen schijf. Broos begrijpt dat veranderingen niet van de ene op de andere dag gaan, maar vindt het noodzakelijk dat overheden die veranderingen wel in gang houden. ‘In economisch barre tijden worden budgetten voor informatisering afgeknepen.'

(Bron: Binnenlands Bestuur)

Meer over digitalisering van archieven bij Infolook
Meer over stroomlijnen van informatiestromen met Infotelligence